Certificering af ledelsessystemer og Covid 19

Som beskrevet nedenfor, er det muligt i stor udstrækning at gennemføre audit remote. Hvis dette ikke er muligt, kan der udstedes et ”extension letter”, som forlænger certifikatets gyldighed i 6 måneder. Hvis der er særlige forhold i din virksomhed, så tag kontakt til din lead auditor, så I kan finde en løsning, der passer bedst til jeres situation.

Ja, hvis det er sundhedsmæssigt forsvarligt gennemfører vi onsite audits for at sikre opretholdelse af vores kunders certificeringer. Vi overholder myndighedernes anbefalinger om afstand, adgang til håndvask og afspritning, symptomfrie personer mm. og arbejder altid i tæt samarbejde med vores kunder i forhold til deres krav og behov.

Vi gennemfører remote audit i de tilfælde, hvor en onsite audit ikke kan gennemføres som oprindeligt planlagt. Det er muligt at auditere nogle kunder 100% ved remote audit – også multi-site audits. Det afhænger blandt andet af certifikatets dækningsområde, branche, driftsstatus, digital modenhed etc. Hvis vi ikke kan gennemføre en fuld remote audit, kan den resterende del auditeres inden for seks måneder. Hvis det slet ikke er muligt

Ja, det kan I sagtens, hvis I kan får det til at fungere. Der er ingen specielle regler til hinder for det. Jeres interne procedurer for gennemførsel af Interne audits skal muligvis opdateres til at indeholde beskrivelser af, hvilke krav I selv stiller til et remote internt audit. I kan bruge de platforme, I allerede kender som f.eks. Microsoft Teams eller Skype for Business eller tilsvarende platform for at interviewe ledelse og medarbejdere, dele skærm og dokumenter osv. Begge de to nævnte platforme fungerer også på en mobiltelefon eller tablet, således at man kan bruge kamerafunktionen til at vise praktiske ting (produktion, servicefrembringelse osv.).

Prisen for audit er som udgangspunkt den samme, forudsat at audittiden er den samme. For de fleste virksomheder vil der være en besparelse på udgifter til transport og eventuelt ophold i forbindelse med remote audit.

Som udgangspunkt anbefaler DNV, at man bruger samme metode til at risikovurdere ændringer som følge af Covid-19, som I bruger til andre forhold. Det kan være helt praktiske forhold såsom, at elevatoren ikke kan efterses, hvor I så bliver nødt til at vurdere (sammen med leverandøren/servicevirksomhed) om man fortsat kan bruge elevatoren som hidtil, om man kan bruge den ved at reducere mængden af personer og gods, der transporteres i elevatoren, eller om man skal lukke den ned. Det kan også være, at man ikke kan få råvarer fra sine sædvanlige leverandører, fordi de er lukket ned. Hvilke foranstaltninger skal man så sætte op for at godkende nye leverandører (øget indgangskontrol, (remote) audit af leverandøren eller andre tiltag), eller er man nødt til at lukke dele af produktionen ned?

Nye certificeringer og udvidelser af dækningsområde kan gennemføres remote. Hvis I ikke kan gennemføre hele auditten som oprindeligt planlagt, bliver certifikatet først udstedt, når den fulde audit er gennemført.

Hvis de periodiske audits ikke kan gennemføres remote, kan de udskydes i op til seks måneder, hvor certificeringen opretholdes. Hvis I skal certificeres her i forsommeren og ikke kan gøre det remote, vil I få udskudt datoen for audit, uden at det påvirker jeres certifikats gyldighed.

Hvis det ikke kan lade sig gøre at gennemføre den fulde audit inden for certifikatets gyldighedsperiode, udstedes der et ”extension letter”, som forlænger jeres certifikats gyldighed med seks måneder. Den resterende del af audit skal afholdes inden for disse seks måneder.

Som udgangspunkt bliver tidsfristen ikke udskudt. Vores bedste råd er, at I holder fokus på det, der kan lade sig gøre. Gennemfør så meget som muligt af implementeringsprocessen via platforme som Teams og Skype Business.

I indkalder til alle møder ud fra den tidsplan, der er fremsendt, da I kan se, hvornår medarbejderne er tilgængelige. Remote audits vil ikke bygge på all-day indkaldelser, men vil i stedet bestå af individuelle mødeindkaldelser, da det vil skabe overblik for både den overordnede ansvarlige samt de enkelte medarbejdere. Det er vigtigt, at der bliver planlagt pauser på 5-10 minutter mellem hvert auditinterview.

Vi anbefaler, at auditor og den auditerede kan se hinanden under auditten. Vi opfordrer til, at I selv vælger den platform, I ønsker at gennemføre audit på. Det kan fx være Teams, Skype, Facetime eller Duo. Det er en god idé, at auditor og den auditguide, der er udpeget, har hinandens mobilnumre, så de kan komme i kontakt med hinanden, hvis forbindelsen via PC forsvinder eller der er udfordringer med at få koblet op.

Hvis medarbejdere er hjemsendt på kompensationsordning er svaret som udgangspunkt nej. Undersøg de konkrete betingelser, som er blevet jer oplyst i forbindelse med tilmelding til ordningen. Hvis der er tilstrækkeligt mange medarbejdere til rådighed, kan audit gennemføres. Hvis der ingen medarbejdere eller kun meget få er til rådighed, er den del af audit nødt til at blive udskudt.

Som udgangspunkt er kravene til tidsforbruget det samme. I nogle tilfælde kan det give mening at flytte noget tid fra audit 2020 til audit 2021. Det afhænger blandt andet af, om det er recertificering eller en periodisk audit, hvilke aktiviteter I har, og om I er underlagt særlige restriktioner etc.

DNV vil gerne have tilsendt dokumentation og data elektronisk inden eller undervejs i audit. På den måde kan vi sætte os ind i det ’offline’ efterfulgt af en online dialog med de relevante personer. Det vil give begge parter ’lommer’ af off-site-tid, hvor vi får mulighed for i ro at gennemlæse dokumentationen.

Vi opfordrer til, at I holder et planlægningsmøde med lead auditor inden auditten for at tale auditforløbet igennem fx valg af platform, nødvendige dokumenter og auditguiden. Derudover skal I fremsende tre ting. For det første har vi brug for et organisationsdiagram, funktionsbeskrivelser, procesbeskrivelser og evt. et kort over de lokationer, der skal auditeres, så vi kan få en bedre forståelse af virksomhedens geografi og struktur. For det andet vil vi gerne have en liste over aktuelle projekter, opgaver/kontrakter og sites, så vi kan udvælge de personer, der skal interviewes, og for det tredje en auditguide, der er bekendt med jeres valgte software.

Ja, det kan man sagtens. Vedkommende skal bare inviteres ind i alle møderne i Teams eller Skype for Business. På mange måder vil det være en fordel, at der deltager en eller flere gennemgående deltagere, både med hensyn til diverse praktiske udfordringer og med hensyn til at virksomheden får et godt overblik over auditforløbet og en god vidensopsamling.