Sådan bliver I certificeret

Med en certificering viser din virksomhed, at I har et effektivt ledelsessystem til at opretholde en ensartet, høj standard. Men hvad indebærer det at blive certificeret, og hvordan foregår det i praksis?

For nogle virksomheder tager ønsket om at blive certificeret afsæt i et konkret lovkrav. For andre handler det om at tilfredsstille kundernes krav. Men uanset motivet er en certificering et værdifuldt redskab til at optimere virksomhedens processer og sikre kvaliteten. I får ”spillereglerne” på plads en gang for alle, så samtlige medarbejdere arbejder effektivt og sender homogene produkter på gaden. Og hvis noget skulle gå galt, kan I dykke ned i jeres datamateriale og dokumentere, at I har overholdt jeres procedurer og kontroller. 

En certificering kræver en målrettet indsats

At blive certificeret kræver en indsats, men det er som nævnt en indsats, der lønner sig. Og nej, det er slet ikke så besværligt endda. I virkeligheden handler det om at sætte de processer og værktøjer, som din virksomhed allerede gør brug af, i system. Meget er sikkert allerede på plads, mens andet skal forbedres eller implementeres, for at I kan leve op til kravene i standarden. 

Dette kan sammenlignes med en sportsmands målrettede træning. For at kvalificere sig til OL, skal sportsmanden først og fremmest finde frem til sine styrker og svagheder - og derefter tilrettelægge den træning, der kan føre til de ønskede resultater. For din virksomhed er målet også at levere toppræstationer hver gang - og det kan certificeringen hjælpe jer med.

Fire faser mod certificering:

1. Afklaring og mobilisering

Første vigtige skridt mod certificeringen handler om at afklare, hvad din virksomhed ønsker at få ud af indsatsen. Hvorfor er det overhovedet attraktivt for jer at arbejde målrettet med kvaliteten, og hvad forventer I at få ud af det? 

Når det er på plads, er der en stor opgave i at få hele organisationen med. Det er ikke nok, at ledelsen alene er begejstret - der skal skabes en ny kultur i virksomheden, som involverer samtlige medarbejdere. Sportsmanden kan som bekendt heller ikke levere, hvis ikke hele teamet bakker op og har styr på rollefordelingen. 

Husk på, at de indsatser, I sætter i værk, skal munde ud i bedre kvalitet i hele produktionsapparatet. Det er afgørende for, om I kan smykke jer med certificeringen, at de gode intentioner rent faktisk kan spores til de procedurer, der foregår i produktionen. Derfor skal I nøje overveje, hvordan I får alle medarbejdere med, og forberede dem på, hvad der kommer til at ske. 

2. Præaudit - det første besøg

Første gang vi besøger jeres virksomhed ser vi på jeres nuværende system og på de procedurer, I har i dag. Det matcher vi med kravene i den standard, I ønsker at blive certificeret efter, så vi kan se, hvor der skal sættes ind. Alle certificeringer indeholder specifikke krav til indsatsen. Derfor kan vi hurtigt afklare, hvor udfordringerne ligger, og hvad der konkret skal til for at komme i mål. For vores sportsmand kan det sammenlignes med et besøg på en fysiologisk klinik, hvor sportsmandens fysiske formåen testes, så træningen kan målrettes og tage højde for skavankerne. 

Når I har fået udpeget de ’ømme punkter’, får I et indtryk af det arbejde, der ligger foran jer, herunder hvilke ressourcer det kræver at opnå certificeringen. 

3. Implementering og uddannelse

I forlængelse af vores første besøg skal I udarbejde en plan for, hvordan I bliver certificeringsparate. I praksis består det af en række projektmål for de forskellige indsatser og naturligvis en oversigt over ansvarsfordelingen (hvem gør hvad og hvornår?). Nye procedurer indføres, og medarbejderne oplyses om og uddannes i de nye arbejdsgange. Det er i denne fase, at I formulerer jeres politikker - både de interne og de eksterne over for jeres samarbejdspartnere - og derefter fører de nødvendige tiltag ud i livet.

Undervejs i jeres implementering kan I få brug for en status på jeres indsats. Her kan vi bistå jer med pre-audit eller en GAP-analyse/Screning, der røber, hvor langt I er fra målet i forholdet til standarden.

4. Certificeringsaudit

På vores andet besøg vurderer vi, om I lever op til kravene i standarden. Det er her, det bliver afgjort, om I kan få jeres certificering eller ej. Vi gennemgår og evaluerer jeres politikker og procedurer og matcher dem med medarbejdernes måde at gøre tingene på. Målet er naturligvis at sikre, at der er handling bag jeres system. Er der det, er I berettiget til at blive certificeret. En certificeringsaudit tager typisk et par dage, og derefter kan der gå et par uger, inden I står med det endelige certificeringsbevis. 

Certificering er ikke målet i sig selv

Certificeringen er vigtig, fordi den sætter jeres ledelse i system. Men det er ikke endestationen - jeres virksomhed er forpligtet til at fastholde de nye processer og efterleve opdateringer i standarden. Gør I ikke det, kan I miste certificeringen igen. 

En gang om året kommer vi forbi for at sikre, at I fortsat lever op til kravene i standarden, og hvert tredje år skal I re-certificeres. 

Den dygtige sportsmand hviler heller aldrig på laurbærrene. Han bliver ved med at finde områder, hvor teknikken kan forfines, så han kan præstere endnu bedre. 

Selv om det er forbundet med omkostninger at blive certificeret, er det vores erfaring, at det i høj grad lønner sig. Jeres virksomhed bliver mere fokuseret og effektiv - og får desuden nemmere ved at komme ind på nye markeder. 

Kom godt i gang

Hvordan forbereder jeg mig til en akkrediteret certificering?

• Når du har besluttet dig for det ledelsessystem du ønsker at implementere, er der visse foranstaltninger der får dig godt i gang. Enkelte tips har vist sig uvurderlige for virksomheder i deres certificeringsproces, så hav disse med i dine overvejelser:
• Sørg for at begynde processen med den rette attitude.
• Hav en komplet forståelse af begrebet angivet i standarden, og brug standarden som en vejledende skabelon til, at definere dit ledelsessystem.
• Forstå hvad anvendelse og konsekvenserne af standarden vil betyde for din virksomhed.
• Brug standarden som et værktøj til kontinuerlige forbedringer.
• Hav en forståelse af de risici og processer, der vil påvirke din organisations evne til at realisere sin forretningsstrategi.
• Vælg din partner (certificeringsorgan) omhyggeligt.

Det kan virke uoverskueligt at komme i gang med at blive certificeret. Derfor anbefaler vi, at I får ekstern hjælp fra eksperter fra start, så I får en god proces, hvor alle involverede holder dampen oppe hele vejen igennem. Det må ikke trække for meget ud eller blive for omstændeligt med certificeringen, for så mister I hurtigt engagementet. 
Vi kan hjælpe jer via screeninger, kurser og kick-off arrangementer, så alle kender opgaven… og har mod på den. Dette er det afgørende afsæt for en succesfuld implementering af jeres nye ledelsessystem.