Blog 4: Kontekst

Dette afsnit introducerer nogle væsentlige ændringer i både ISO 9001 og ISO 14001 og er opdelt i fire under-punkter, der er defineret i HLS:

4.1: Forståelse af virksomheden og dens kontekst
4.2: Forståelse af interesserede parters behov og forventninger
4.3: Fastlæggelse af omfanget af managementsystemet
4.4: Managementsystemet 

Bedre overblik over forretningen

Hovedlinjerne i 4.1 og 4.2 er, at virksomheden skal skaffe sig et bedre overblik over forretningen og overveje de vigtigste interne og eksterne faktorer, der har betydning for kvaliteten og/eller miljøledelsessystemet. Vejledningen til  ISO 14001:2015 udtrykker det meget godt:

“A.4.1 The intent of 4.1 is to provide a high-level, conceptual understanding of the important issues that can affect, either positively or negatively, the way the organization manages its environmental responsibilities.”

“A.4.2: An organization is expected to gain a general (i.e. high-level, not detailed) understanding of the expressed needs and expectations of those internal and external interested parties that have been determined by the organization to be relevant.” 

Hvad har indflydelse på ledelsessystemet? 

Punkt 4.1 kræver, at virksomheden vurderer en lang række potentielle faktorer, som kan få indflydelse på ledelsessystemets struktur, anvendelsesområde, implementering og drift. Områderne, som bør overvejes, er vidtrækkende, og inkluderer sociale forhold, økonomi, nationale betingelser, koordinering, teknologi og politik. 

Punkt 4.2 kræver, at virksomheden overvejer og forstår ”interesserede parters” behov - både interne og eksterne. Tidligere udkast til standarderne indeholdt også udtrykket ”interessenter", som mange virksomheder vil være mere fortrolige med. Jeg vurderer imidlertid, at de to udtryk er synonyme. Interesserede parter kan fx omfatte: 

• Medarbejdere 
• Entreprenører 
• Klienter / kunder 
• Leverandører 
• Aktionærer 
• Naboer 
• Ikke-statslige virksomheder (ngo'er) 
• Søsterorganisationer 

Det fremgår tydeligt af begge standarder, at hensynet til interesserede parter skal være passende og forholdsmæssig. Desuden står det klart, at udbyttet fra punkt 4.1 og 4.2 er vigtige input til den vurdering og fastlæggelse af risici og muligheder, der senere kræves i afsnit 6. 

Dokumentationen skal være på plads 

ISO 14001:2015 dækker behovet for at have klare processer og opdaterede oplysninger om risikostyring. ISO 9001:2015 synes dog at være mindre klar på dette område. Uanset, hvad standarderne angiver, har en virksomhed stor gavn af at have en form for dokumentation af, hvordan den har forholdt sig til de interne og eksterne parters synspunkter. 

Vigtige temaer 

Der er forskellige metoder og fremgangsmåder, der kan anvendes til at indfange disse input. Som med enhver betydelig ændring af standarder, kan vi håbe på, at der med tiden bliver udviklet gode metoder og eksempler, som kan inspirere. Her nogle af de temaer, der bør adresseres:

Interne og eksterne problemer

• Økonomisk udvikling, som kan få indflydelse på din virksomheden. I har sandsynligvis fuldstændig styr på, hvad der sker på jeres markeder, men det kan overvåges mere tæt.
• Teknologiske nyskabelser og udviklinger er også et område, der er afgørende for din virksomheds succes, og som sandsynligvis allerede bliver overvåget og drøftet på mange niveauer.
• Lovmæssige tendenser er vigtige af følge med i. Nye regler kan gøre alvorlig skade på din virksomhed, hvis I ikke håndterer og forbereder jer på dem i tide. Tidlige efterretninger er afgørende. 
• Politiske ustabilitet kan også være et vigtigt tema. Er din virksomhed fx afhængig af råvarer fra et bestemt land, som oplever stor ustabilitet, kan det få fatale konsekvenser for din virksomhed. Etiske overvejelser ved udvinding eller forarbejdning af råvarer til din produktion kan også influere på din virksomheds dispositioner. 
• Organisatorisk kultur og holdninger skal være i fokus. En effektiv, motiveret og glad arbejdsstyrke er afgørende for din virksomheds resultater, og mange virksomheder har sat feedback fra medarbejderne i system.

• Interessenternes engagement skal plejes. De skal høres, og deres bekymringer og spørgsmål besvares. Større virksomheder arbejder ofte målrettet med deres Corporate Social Responsibility.
• Høringer med naboer og ngo'er om miljø, planlægning og udviklingsspørgsmål kan være en klog disposition. Det er især oplagt for virksomheder med store industrianlæg.
• Møder og andre interaktioner med beslutningstagere er vigtigt, fx om produktspecifikationer og overensstemmelsesvurdering, miljøkritiske problemer, udvikling af lovkrav og standarder.
• Medarbejdermøder, høringer og feedback-aktiviteter giver indblik i trivslen. Det bør allerede foregå, men forhåbentlig vil de nye standarder speede op for omfanget. 
• Leverandøranmeldelser og håndtering af relationer bør skemalægges. Mange virksomheder forsøger at opgradere de gensidige fordele ved leverandør-kundeforholdet.
• Klient / kundeanmeldelser og pleje af relationer er naturligvis en af grundpillerne i alle standarder og en vigtig nøgle til succes.

Input skal indsamles og bruges aktivt 

Det kan være, at du bliver positivt overrasket, når du begynder at opgøre, hvor mange interesserede parter, din virksomhed har. Det kan også vise sig, at antallet af interne og eksterne parter er begrænset – og så bør du overveje, om det er nok… måske går din virksomhed glip af oplagte muligheder for at forbedre forretningen.  Det næste logiske spørgsmål er så, hvordan informationerne samles sammen. Der er mange måder at klare det på - fx regneark, databaser, optagelser (fra møder) - og forhåbentlig kommer nye, forbedrede metoder til senere.  Efter aktivt at have overvejet, hvad formålet med punkt 4.1 og 4.2 er, må jeg sige, at jeg er ganske imponeret over ISO udvalgenes tilgang til High Level Structure (HLS). Punkterne understreger, at virksomheden skal tænke klart og logisk over, hvilke eksterne og interne trusler der er imod virksomhedens ledelsessystem – og som følge deraf kunne vise, at informationen bliver overvåget og anvendt aktivt. Punkterne kræver desuden, at virksomheden bringer diskussionen op på højeste niveau, da en HLS-tilgang er nødvendig for at opfange alle informationerne. 

Omfanget af ledelsessystemet 

Punkt 4.3 om omfanget af forvaltningssystemet bør være kendt af de fleste virksomheder, da ISO 14001:2004 punkt 4.1 og ISO 9001:2008 punkt 4.2.2 også krævede en definition af omfanget af ledelsessystemet. Med de nye standarder er områdeafgrænsningen imidlertid blevet tydeligere. Nu kræves det, at virksomheden skal inddrage input fra punkt 4.1 og 4.2, aktiviteter, produkter og tjenesteydelser samt kontrolniveau og indflydelse. Forhåbentlig vil det tilskynde til en mere klar og logisk tilgang til afgrænsningen - drevet af eksterne og interne krav. Der er ikke længere nogen undtagelser fra anvendelsesområdet for ledelsessystemet (som i den klassiske udelukkelse af design). Standarderne udtrykker, at omfanget skal være klart dokumenteret og offentligt tilgængeligt. Samtidig skal virksomheden kunne retfærdiggøre, hvor specifikke krav i standarderne ikke finder anvendelse. Disse strengere krav til områdeafgrænsning vil forhåbentlig også give virksomheden selv større klarhed over ledelsessystemet. Og det er ikke mindst en gevinst for certificeringsorganerne, som får bedre indblik i, hvordan virksomheden har defineret anvendelsesområdet. Det bør sikre, at definitionen er hensigtsmæssig og velreflekteret. 

Systemet kræver konstant opmærksomhed 

Punkt 4.4 fastslår dybest set, at virksomheden har brug for at implementere, vedligeholde og løbende forbedre dets ledelsessystem for at levere de nødvendige produkter, tjenester og ydelser. Virksomhederne skal forstå, at der er en bred vifte af processer, som er relevante for omfanget af ledelsessystemet. Og hvad menes i grunden med processen? Udtrykket proces er defineret som: 

"Sæt af indbyrdes forbundne eller interagerende aktiviteter, som omdanner input til output".

Hvis din virksomhed betragter jeres ledelsessystem som kernen i virksomheden, så vil dette sandsynligvis allerede være en integreret del af systemet - selvom du måske er nødt til at gennemgå, hvor effektivt I forbinder disse processer og forstå den indflydelse processerne har på hinanden og virksomheden. Men det er i høj grad en meningsfuld analyse at foretage for virksomheden.  

Afsnit 4 introducerer nogle betydelige nyskabelser til ledelsessystemet. Det kan vise sig som en udfordring for de virksomheder, der hidtil ikke har betragtet ledelsessystemet som afgørende for virksomhedens succes. 

I min næste blog ser jeg nærmere på et andet område, hvor der er sket store ændringer – Blog 5: Lederskab. 

Kontakt os for support om en smidig overgang til ISO 2015 .

Har du spørgsmål eller kommentarer til ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015? Så stil dem i vores LinkedIn gruppe omhandlende fremtidens ledelesessystemer, hvor DNV GL auditorer sidder klar til at svare dig.