Procedure for suspension og inddragelse af certifikatet
Suspension: Tidsbegrænset ugyldiggørelse af et certifikat
Tilbagekaldelse: Permanent ugyldiggørelse af et certifikat
Indledning af suspension eller tilbagetrækning
DNV kan iværksætte suspension i tilfælde, hvor:
1. Certificerede ledelsessystemer har f.eks. vedholdende og alvorligt svigtet i forhold til certificeringskravene:
- Manglende reaktion på identificeret manglende overensstemmelse(er)
- Ledelsessystemet afspejler ikke den nuværende organisation og de nuværende processer, f.eks. som følge af ændringer, opkøb, diversificering osv.
- Større del af forvaltningssystemet ikke gennemført
2. Overvågningsrevisioner og recertificeringsrevisioner må ikke gennemføres med den krævede hyppighed eller som planlagt
3. Overtrædelse af betingelserne i den underskrevne certificeringsaftale, f.eks:
- Manglende betaling af gebyrer
- Ukorrekt brug af certificeringsmærket og henvisning til certificering
4. Kunden anmoder frivilligt om midlertidig suspension
5. Der modtages beviser fra myndigheder m.v., som f.eks. kan påvirke certifikatets status:
- Bevis for manglende overholdelse af lovgivningsmæssige/lovgivningsmæssige krav, der er relevante for det certificerede ledelsessystem
- Bevis for et ineffektivt ledelsessystem i tilfælde af alvorlige hændelser/ulykker.
Ledelsen og det autoriserede personale i den DNV-enhed, der har udstedt certifikatet, træffer afgørelse om de foranstaltninger, der skal træffes, på grundlag af en gennemgang og behørige overvejelser af beviserne. Hvis der træffes beslutning om suspension, skal nedenstående proces følges.
Suspension af et certifikat er normalt det første skridt, der tages, efterfulgt af tilbagetrækning, hvis problemet ikke løses inden for den fastsatte frist. Afhængigt af sagens alvor kan DNV beslutte at trække certifikatet direkte tilbage.
Hvis fejl i ledelsessystemet er relateret til en specifik del af organisationen, specifikke produkter osv., kan DNV også overveje en reduktion af certificeringens omfang som et alternativ til suspension. DNV kan også vælge kun at give kunden en advarsel om, at suspension er under overvejelse.
Suspension
Beslutningen om at suspendere et certifikat meddeles kunden ved et formelt brev. Brevet skal indeholde følgende oplysninger:
- En erklæring om beslutningen om at suspendere certifikatet, herunder en korrekt beskrivelse af situationen, en argumentation og henvisning til objektive beviser.
- Retten til at reagere og appellere afgørelsen. Normalt gives der en frist på 10 arbejdsdage til at reagere og appellere. En klage kan indgives via klageproceduren.
- Begyndelsesdato for suspensionen (normalt fra datoen for modtagelsen af brevet)
- Betingelser og forfaldsdato for de foranstaltninger, der skal træffes for at ophæve suspensionen, og konsekvenserne, hvis der ikke træffes tilfredsstillende foranstaltninger.
- Betingelser og forfaldsdato for de foranstaltninger, der skal træffes for at ophæve suspensionen, og konsekvenserne, hvis der ikke træffes tilfredsstillende foranstaltninger.
- En erklæring om, at certifikatet er ugyldigt under suspensionen, og at det er forbudt at anvende alle reklamematerialer, der indeholder en henvisning til certificeringen, i suspensionsperioden
- En erklæring om, at både kunden og DNV skal informere alle forespørgere om, at certifikatet er suspenderet
Et certifikat kan ikke suspenderes i mere end seks måneder.
Opfølgning
DNV vil kontrollere, at betingelserne er opfyldt, og at de krævede korrigerende foranstaltninger er gennemført.
Afhængigt af denne verifikation vil DNV enten:
- erklære et positivt resultat, ophæve suspensionen og erklære et gyldigt certifikat for gyldigt
- erklære et negativt resultat som følge af manglende løsning af de problemer, der førte til suspensionen. Denne situation vil normalt resultere i en permanent tilbagetrækning af certifikatet. (Se nedenfor)
- I begge tilfælde vil kunden modtage et brev, der bekræfter resultatet.
Tilbagetrækning
Tilbagekaldelse af certifikatet skal iværksættes, hvis:
- Kunden opfylder ikke betingelserne for suspension
- En suspension anses ikke for at være en passende foranstaltning.
- ophøre med at anvende certificeringsmærket og enhver henvisning til certificering
- Returner certifikat(er) og kopier til DNV